Tổ chức sự kiện là gì?, 65, Minh Thiện, Công ty tổ chức sự kiện, 24/11/2015 17:37:57

Sản xuất wobbler để bàn cho các ngân hàng

Chuyên sản xuất: wobbler để bàn ngân hàng VIB, wobbler quảng cáo ngân hàng VIB, ngân hàng VIB Lh: 0938 359 869

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì?, 65, Công ty tổ chức sự kiện, Minh Thiện, Chuyên trang Công ty tổ chức sự kiện, 24/11/2015 17:37:57

Đăng bởi Minh Thiện | 24/11/2015 | 178

Tổ chức sự kiện là gì? Thực chất câu hỏi này có hai hàm ý: Có những loại sự kiện nào? Và phải làm những công việc gì?Để trả lời câu hỏi đầu tiên, chúng tôi xin liệt kê một số loại sự kiện phổ biến như sau: • Lễ kỷ niệm (kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, cưới hỏi, họp mặt, diễu hành, hội chợ) •

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Thực chất câu hỏi này có hai hàm ý: Có những loại sự kiện nào? Và phải làm những công việc gì?
Để trả lời câu hỏi đầu tiên, chúng tôi xin liệt kê một số loại sự kiện phổ biến như sau:

• Lễ kỷ niệm (kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, cưới hỏi, họp mặt, diễu hành, hội chợ)

• Giáo dục, đào tạo (hội thảo, hội nghị, lễ tốt nghiệp)

• Xúc tiến, quảng bá (khai trương, giới thiệu sản phẩm, đại hội, mít tinh, trình diễn thời trang)

• Khen thưởng, tri ân (lễ tưởng niệm, các sự kiện dân sự)

Danh sách này chưa phải là đã đầy đủ nhưng qua đó có thể thấy các sự kiện có thể liên quan đến doanh nghiệp, mang tính giao tế đơn thuần hay thuộc cả hai phạm trù.

Tiếp đến là câu hỏi: Phải làm những công việc gì? Thông thường, nhà tổ thức sự kiện có thể sẽ phải làm một vài hoặc tất cả những nhiệm vụ dưới đây:

• Tiến hành nghiên cứu

• Xây dựng kịch bản

• Tìm địa điểm

• Bố trí đồ ăn, thức uống, chương trình văn nghệ và trang hoàng

• Bố trí phương tiện đưa đón khách

• Gửi thư mời cho khách

• Sắp xếp chỗ ngủ/nghỉ cho khách nếu cần

• Điều phối công việc của những thành viên trong ban tổ chức

• Giám sát, theo dõi tại địa điểm tổ chức sự kiện

• Tiến hành đánh giá kết quả

Số lượng công việc mà bạn/công ty bạn phải làm sẽ phụ thuộc vào loại hình và quy mô của sự kiện mà điều này thì lại phụ thuộc vào mức độ chuyên sâu của bạn.

Tại sao mọi người thuê người tổ chức sự kiện?

Câu trả lời rất đơn giản: nhiều người cảm thấy không có đủ năng lực và thời gian để tự đứng tổ chức một sự kiện. Để mọi thứ được thực hiện một cách bài bản, họ phải thuê những nhà tổ chức sự kiện ở bên ngoài.

Ai có thể trở thành nhà tổ chức sự kiện?

Thường thì những nhà tổ chức sự kiện thường bắt đầu từ một khía cạnh của tổ chức sự kiện rồi phát triển lên. Như Martin V.K. từng sở hữu một công ty cung cấp thực phẩm trước khi anh quyết định nhận tổ chức nguyên cả sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện khác cũng có xuất phát điểm tương tự.

Điều này lý giải tại sao nhiều đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ làm công tác điều phối mà còn đứng ra cung cấp một số dịch vụ cho sự kiện mà họ tổ chức.

Các nhà tổ chức sự kiện cũng có thể đã từng làm công việc tổ chức sự kiện ở các công ty khác trước khi họ ra làm riêng. Joyce B.W. vốn là cán bộ tổ chức sự kiện của một chuỗi bán lẻ trong suốt 11 năm và có thời gian làm cho một công ty tổ chức sự kiện trước khi mở công ty riêng.

Văn bằng/chứng chỉ

Hãy cân nhắc kiếm một tấm bằng hay một chứng chỉ về quản lý hoặc tổ chức sự kiện tại một trường đại học/cơ sở đào tạo địa phương. Ngoài ra, nếu có thể, hãy đăng ký với một tổ chức chuyên môn để xin cấp chứng nhận. Những loại bằng cấp, chứng nhận này nhiều khi là tiêu chí hàng đầu để doanh nghiệp xét chọn bạn làm nhà tổ chức sự kiện cho họ.

Đối tượng khách hàng là công ty

Nói một cách khái quát thì dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ hướng đến hai đối tượng khách hàng là công ty và cá nhân. Công ty ở đây không chỉ là doanh nghiệp mà còn bao gồm cả những tổ chức từ thiện và những tổ chức phi lợi nhuận - chuyên tổ chức các lễ quyên góp, các bữa tiệc chiêu đãi, các cuộc thi đấu thể thao,… để phát động quần chúng tham gia ủng hộ, đóng góp. Mỗi năm có hàng ngàn các sự kiện như thế này được tổ chức. Trường hợp không đủ kinh nghiệm để tổ chức những sự kiện lớn, bạn vẫn có thể lựa chọn những sự kiện nhỏ ở địa phương để làm quen dần.

Còn các doanh nghiệp thường sẽ tổ chức các triển lãm thương mại, các cuộc họp, các hội nghị, đại hội cổ đông, các buổi picnic, các kỳ nghỉ mát,…

Đối tượng là cá nhân

Với những đối tượng này, các sự kiện chủ yếu là cưới hỏi, sinh nhật, lễ kỷ niệm, thôi nôi, họp mặt,… Bạn có thể chọn tổ chức chuyên sâu một hoặc một vài sự kiện hoặc nhận đảm đương tất cả tuỳ theo ý muốn và khả năng của mình.

Những sự kiện mang cá nhân như trên - nhất là sinh nhật, các lễ cưới, lễ kỷ niệm - dự kiến sẽ còn tăng trưởng trong thời gian tới khi mà các thế hệ của thời kỳ bùng nổ dân số già đi và con cái của họ đến tuổi lập gia đình.

Chi phí khởi nghiệp

Bạn sẽ phải bỏ bao nhiêu tiền để khởi nghiệp với nghề tổ chức sự kiện? Điều đó sẽ phụ thuộc vào chi phí sinh hoạt ở khu vực bạn cung cấp dịch vụ cũng như vào việc bạn định thuê văn phòng hay làm tại nhà. Ngoài ra, nó cũng phụ thuộc vào sở thích và lối sống của chính bạn nhưng ở mức độ nhẹ hơn.

Cần lưu ý rằng dù làm việc tại nhà sẽ đỡ được phần nào chi phí nhưng nếu ít tiền, bạn sẽ rất khó để mở dịch vụ tổ chức sự kiện, nhất là những sự kiện có quy mô.

Bảng dưới đây liệt kê những chi phí ban đầu của một doanh nghiệp tổ chức sự kiện trước khi khai trương:

• Tiền thuê địa điểm

• Thiết bị

• Giấy phép và thuế các loại

• Các phương tiện truyền thông

• Tiền lương

• Quảng cáo/giới thiệu

• Kế toán và thù lao luật sư

• Bảo hiểm (quý đầu tiên)

• Chi phí khác